Mình may mắn được đồng hành với các triển lãm lớn như Propak 2024, Vietwater 2022 và Waste and Recycling 2023. Mỗi lần tham gia là một trải nghiệm để mình học cách kể câu chuyện thương hiệu sao cho vừa hấp dẫn, vừa tạo được sự kết nối thật với khách tham quan. Đặc biệt, mình luôn đảm bảo thương hiệu không chỉ được “nhìn thấy” mà còn được “nhớ mãi”. Vì vậy mình cần chuẩn bị thật kỹ.
1. Tư duy “triển lãm là chiến dịch truyền thông tổng lực”
Với mình, tham gia triển lãm không đơn thuần là… đi dựng gian hàng rồi “cắm mặt” phát tài liệu. Triển lãm là một campaign — nơi mà mọi thứ, từ hình ảnh booth, kịch bản tiếp đón, thông điệp chủ đạo, đến nội dung truyền thông trước – trong – sau sự kiện đều phải được lên kế hoạch bài bản.
Mỗi lần chuẩn bị, mình thường tự đặt 3 câu hỏi:
-
Thương hiệu sẽ kể câu chuyện gì trong lần xuất hiện này?
-
Khách tham quan sẽ nhớ điều gì sau khi rời gian hàng?
-
Team sales cần gì để chuyển đổi mối quan tâm thành cơ hội thật sự?
Việc trả lời rõ những câu hỏi này giúp mình tổ chức công việc logic, tập trung và tránh việc “bày biện cho đẹp rồi để đó”.
2. Kỹ năng tổ chức & phân công công việc
Ở vai trò phụ trách truyền thông cho triển lãm, mình thường làm việc song song với nhiều bộ phận: thiết kế, kinh doanh, kỹ thuật, sự kiện… để đảm bảo mọi thứ trơn tru.
Một số việc mình thường đảm nhận:
-
Lập timeline tổng thể: từ lúc đăng ký gian hàng đến khi gửi báo cáo sau triển lãm.
-
Lên kịch bản truyền thông: xác định chủ đề gian hàng, key message, các ấn phẩm đi kèm như brochure, banner, quà tặng, QR code sản phẩm, v.v.
-
Phối hợp thiết kế & thi công gian hàng: mình không chuyên về thiết kế, nhưng luôn bám sát bản vẽ 3D và đảm bảo mọi yếu tố visual đúng với tinh thần thương hiệu.
-
Hỗ trợ onsite: tạo tài liệu hướng dẫn cách trò chuyện, demo sản phẩm để sales tiếp khách tự nhiên và hiệu quả hơn.
-
Truyền thông song song online: tận dụng fanpage, website và email để kéo traffic đến gian hàng và duy trì mối quan hệ sau sự kiện.
3. Kỹ năng “nhỏ mà không nhỏ” khi đi triển lãm
Điều mình rút ra là: không phải lúc nào cũng cần booth hoành tráng hay sản phẩm phức tạp để tạo ấn tượng. Quan trọng là chi tiết có được chăm chút và đúng tệp khách chưa?
Một vài điều mình luôn chú ý:
-
Chọn người trực booth kỹ lưỡng: chỉ cần vài người hiểu sản phẩm và có thái độ tích cực là đủ ghi điểm.
-
Tối ưu tài liệu: đừng đưa catalogue dày cộp, hãy có bản “giới thiệu nhanh trong 1 phút” để khách không ngán ngẩm.
-
Chuẩn bị phương án xử lý tình huống: âm thanh rè, quà bị thiếu, khách hỏi khó… tất cả đều nên có plan B.
4. Sau triển lãm – đừng “quẳng hết vào quên lãng”
Mình luôn chuẩn bị một kế hoạch follow-up sau sự kiện:
-
Tổng hợp danh sách khách đã ghé booth và gửi thư cảm ơn kèm tài liệu chi tiết.
-
Đo lường hiệu quả truyền thông (online & offline).
-
Làm báo cáo sau sự kiện: những gì ổn, chưa ổn và có thể làm tốt hơn.
Mình tin rằng một người làm marketing tốt là người không chỉ biết tạo ra sự kiện “đẹp”, mà còn biết biến những kết nối đó thành giá trị thực tế cho thương hiệu.
5. Các triển lãm mà mình đã tham gia
Vietwater 2022
Đây là lần đầu mình tham gia triển lãm, và cũng là một trong những sự kiện “để đời” nhất với Flexx về lượng khách hàng. Vietwater tập trung vào các thiết bị và công nghệ xử lý nước – lĩnh vực cực kỳ thiết thực và phát triển. Mình phụ trách lên kế hoạch nội dung và truyền thông đa kênh, nhờ đó thương hiệu đã thu hút được rất nhiều khách hàng tiềm năng sau sự kiện.
Điều đặc biệt là mình đã vinh dự nhận giải Most Creative Boost – một món quà tuyệt vời cho sự nỗ lực và sáng tạo của cả team.
Waste and Recycling 2023
Sau kinh nghiệm đã có, mình tự tin hơn rất nhiều khi triển khai các hoạt động truyền thông tại Waste and Recycling – triển lãm về xử lý chất thải và tái chế. Công việc của mình bao gồm từ xây dựng nội dung, phối hợp tổ chức đến làm recap hậu sự kiện. Mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn, giúp thương hiệu vừa chuyên nghiệp lại vừa gần gũi với khách tham quan.
Propak 2024
Propak là một mảng mới toanh với mình, xoay quanh ngành công nghiệp bao bì và thiết bị chế biến. Mình tham gia ngay từ lúc xây dựng concept, phối hợp triển khai kế hoạch truyền thông đa kênh để giúp thương hiệu nổi bật giữa “rừng” gian hàng. Dù mới nhưng thử thách này giúp mình mở rộng rất nhiều về tư duy và cách làm việc.
